Obligatoriedad de legalización de los libros de actas por vía telemática

Con la entrada en vigor de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización se aprobó como única forma de presentación de la legalización de los libros obligatorios de los empresarios la vía telemática, incluidos los libros de actas de juntas, demás órganos colegiados, registros de socios y de acciones nominativas.

Aunque la entrada en vigor fue a mitad del ejercicio 2013, no todos los registros se han adaptado a esta modificación en el mismo momento, depende de cada Registro Mercantil si la forma de presentación de los libros para dicho ejercicio 2013 se hace de forma telemática o si se puede efectuar físicamente.

El plazo para su presentación es durante los cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio para todos los libros.

En el caso de la legalización del libro de actas de una sociedad y según el artículo 106.3 del Reglamento del Registro Mercantil (R.R.M.) aprobado por el Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio en el que dice:

“No podrá legalizarse un nuevo libro de Actas en tanto no se acredite la íntegra utilización del anterior, salvo que se hubiera denunciado la sustracción del anterior o consignado en acta notarial su extravío o destrucción”.

Por lo que todos los libros legalizados físicamente, a excepción de los que tengan sin transcribir todas sus hojas, deberán de llevar en la última hoja una diligencia de cierre, firmada por el representante o representantes de la sociedad.

En la práctica, se tendrá que legalizar la diligencia de cierre por vía telemática junto con todas las actas firmadas y escaneadas por los representantes de la sociedad durante los cuatro meses siguientes al cierre del primer ejercicio cuya legalización sea obligatoriamente telemática, presentación que hay que efectuar a través de Legalia, software de legalización de libros del Registro Mercantil, de esta manera el presentador tendrá que registrarse como usuario en la web del Ilustre Colegio de Registradores de España.

En relación a la legalización del libro registro de socios y acciones nominativas, no es necesaria la presentación de la diligencia de cierre de libro, sí que sería obligatoria su presentación telemática solo en el caso de que existan modificaciones durante el ejercicio, y en el mismo plazo de presentación que el resto de libros, en este caso se podrían presentar tanto en excel como en pdf a través de legalia, aunque para evitar posteriores errores y al ser un asunto tan novedoso es aconsejable llamar antes al teléfono de soporte informático de registradores de España para cerciorarse del procedimiento de presentación.

Beatriz Gaspar García
Emede y Asociados Asesores Tributarios, SLP