Novedades y recomendaciones en el procedimiento de legalización de libros telemáticos

La instrucción de 1 de julio de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, publicada el pasado 8 de julio de 2015 en el BOE, establece una serie de novedades en cuanto al nuevo procedimiento de legalización de libros telemáticos:

Se aclaran algunos aspectos en cuanto a los criterios establecidos respecto de la seguridad de los archivos electrónicos que se envían a los Registros Mercantiles y, que se han detectado en la práctica de este primer ejercicio:

  1. Los ficheros que se remitan serán borrados inmediatamente después de que el registrador expida la certificación de legalización, el registrador solo podrá emitir publicidad formal exclusivamente del detalle, y no del contenido, del Libro Diario y del Libro de legalizaciones en el que se reflejará la circunstancia de haberse practicado, suspendido o denegado dicha legalización, también podrá remitir el contenido de la certificación de legalización.
  2. El registrador tiene la obligación de llevar a cabo las medidas necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal que serán de grado medio como mínimo, así como mantener en secreto el contenido de los ficheros mientras estén en su poder respecto de los libros remitidos sin cifrado. El empresario tendrá también la obligación de conservar un soporte informático con el contenido y formato idénticos a los ficheros objeto de legalización que se hayan enviado al registro correspondiente.
  3. En el caso de que el empresario necesite cifrar los ficheros por razones de mayor seguridad y confidencialidad, podrá encriptar los ficheros con el formato indicados en la Instrucción de 12 de febrero de 2015. A estos efectos, en la web www.registradores.org existe un aplicativo que permite la encriptación de los ficheros generando una clave secreta que el interesado debe salvaguardar a efectos probatorios y totalmente gratuita.

En la norma quinta de esta instrucción se establece que aquellos libros que están legalizados en blanco (actas, registro de socios, acciones nominativas u otra índole), y que aún contengan hojas en blanco suficientes para su cumplimentación, podrán legalizar los asientos relativos al ejercicio posterior al 29 de septiembre de 2013 y hasta el 31 de diciembre de 2014 en el libro físico sin necesidad de presentarlo telemáticamente.

La presentación telemática de los libros podrá hacerse por separado o de manera conjunta, pudiéndose cifrar la totalidad o solo alguno de aquéllos.

Quedan sin efecto las siguientes normas de la Instrucción de 12 de febrero de 2015:

  1. Vigesimosegunda: En la que se hace referencia a la seguridad de los ficheros.
  2. Vigesimoquinta: Donde se establece que los libros no obligatorios que los empresarios deseen legalizar se rigen por las reglas establecidas en dicha instrucción.
  3. Vigesimosexta: En la que se indica que las reglas de esta instrucción serían de aplicación para legalizar los libros de uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones de cualquier clase, fundaciones u otras personas físicas y jurídicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a lo establecido en el Código de Comercio.

Novedades importantes a tener en cuenta para el ejercicio 2014, aunque algo tarde, puesto que el plazo de presentación para dicho ejercicio finalizó el pasado 30 de abril. No obstante, nuestra recomendación es:

  1. En los libros antes referidos que aún contengan hojas en blanco, seguir manteniéndolos y completándolos con los datos hasta 31 de diciembre de 2014.
  2. Respecto de los actos del ejercicio 2015 y siguientes habría que elaborar las actas y las hojas con las modificaciones de socios y acciones y conservarlas.
  3. Proceder a su presentación telemática de los archivos (pdf, word o Excel) relativos a los documentos anteriores en el plazo del 1 al 30 de abril del 2016 y posteriores, según el procedimiento descrito en nuestro anterior post sobre el procedimiento de legalización de libros telemáticos.

Ahora bien, podemos encontrarnos con otras casuísticas distintas durante el ejercicio 2014:

  1. Que no queden hojas en blanco para cumplimentar en los referidos libros: en este caso habría que seguir el procedimiento transmitiendo un libro con la certificación de la diligencia de cierre del libro físico + las actas del ejercicio 2014 (o modificaciones en el libro registro de socios o del resto de libros si existieran).
  2. Que el libro físico se haya extraviado: por lo que habría que elaborar un acta de manifestaciones ante notario indicando que el libro físico se ha extraviado (en caso de sustracción denuncia policial) y proceder al envío telemático en pdf del acta notarial junto con las actas del ejercicio correspondiente (dependerá de la fecha en que se haya extraviado el libro). (En el caso del libro registro de socios se presentará dicha acta notarial + las modificaciones que hayan surgido solo en aquél ejercicio en el que se hayan producido, si no hay modificaciones no es necesario presentar el acta notarial por pérdida.
  3. Si no existe libro físico legalizado: habría que legalizar un libro de actas/contratos/registro socios o acciones nominativas a origen y hasta 31 de diciembre del ejercicio correspondiente a legalizar en los formatos arriba mencionados junto con la aportación de una certificación firmada por el representante donde ratifique la legalización de dichos actos no transcritos en su día y cuya legalización se solicita ahora.

Como siempre, esperamos que nuestros posts y novedades os resulten interesantes y, sobretodo, útiles.

Beatriz Gaspar García
Emede y Asociados Asesores Tributarios, SLP

Suspensión provisional de la Instrucción sobre legalización de libros de los empresarios

El Auto Nº 84 del Tribunal Superior de Justicia de Madrid suspende cautelarmente la Instrucción de la Dirección de Registros y del Notariado, de 12 de febrero de 2015, sobre la legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (BOE nº 40 de 16 de febrero de 2015).

El auto judicial afirma que la legalización de libros sirve a la consecución del fin de dotar de mayor seguridad jurídica al tráfico mercantil y, para ello, lograr una adecuada publicidad registral. Sin embargo, el auto menciona que ello no puede hacerse sin atenerse a las garantías suficientes y sin considerar los efectos perjudiciales que probablemente se producirían si no se suspendiese la Instrucción en este caso, pues el efecto que se ocasionaría sería justamente el opuesto, vulnerándose la seguridad jurídica y causando un perjuicio de imposible cuantificación tanto a los sujetos particulares como al propio sistema empresarial y mercantil español.

La Dirección General de los Registros y el Notariado (DGRN) del Ministerio de Justicia publicará Instrucción en la que se establecen mecanismos de encriptación para la legalización de los libros sociales.

La Resolución de la DGRN establece que se pondrá a disposición de los interesados, en su página web, para su uso gratuito, la plataforma que encripta los ficheros presentados y genera una clave que el interesado deberá conservar.

El Registrador no conserva en su archivo el contenido de ese fichero relativo a las actas sino que únicamente necesita el algoritmo generado por el fichero al objeto de que pueda acreditarse, por ejemplo en un juicio, que tal libro se legalizó en cierta fecha.

Esta actuación del Ministerio de Justicia prevé poner fin a la suspensión provisional, como medida cautelar, dictada ayer por el Tribunal Superior de Justicia de Madrid, sobre la aplicación de la Instrucción sobre legalización de libros de los empresarios dictada con fecha 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de Registros y Notariado.

Tal y como recoge el auto, se podrá mantener el sistema que se venía empleando antes de la aprobación de la Instrucción, que había resultado suficiente para dar cumplimiento a tal fin y que, por tanto, puede seguirse aplicando más allá del 30 de abril de 2015, hasta que se dicte la Sentencia de este recurso.

Procedimiento de legalización de libros telemáticos para 2015

El pasado 16 de febrero de este mismo año tuvo lugar la publicación en el BOE de la instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, por la que esclarece y da forma al artículo 18 “legalización de libros” de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

La aplicación del artículo 18 tiene lugar respecto de los libros obligatorios de todas las clases y para los ejercicios abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013, tema ya debatido en otro de nuestros post publicado con anterioridad, debido a la novedad del momento y las continuas dudas en la gestión práctica del procedimiento, vamos a indicar los pasos a seguir en cada caso concreto.

El plazo de presentación de los libros obligatorios será durante los cuatro primeros meses al cierre del ejercicio social a través de la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores.

Libro Diario, Libro inventario y Cuentas Anuales

En el caso de los libros contables del ejercicio precedente tendrán que presentarse de forma obligatoria en soporte electrónico con presentación telemática y sin necesidad de firmar la diligencia de cierre del libro físico en el Registro Mercantil competente.

Libro Diario, Libro inventario y Cuentas Anuales

A. Si existe el libro legalizado en blanco:

  1. Se procederá al cierre del libro físico incluyendo todas las actas transcritas una vez finalizado el ejercicio social del 2013, mediante una diligencia de cierre firmado por el representante legal de la entidad, deberá de archivarse una diligencia de cierre por cada tomo.
  2. Se procederá a la legalización de las actas/contratos celebrados durante el ejercicio social 2014 (con fecha de presentación hasta 30 de abril de 2015) en fichero pdf, word o excel, junto con la aportación de otro fichero incluyendo una certificación de la diligencia cierre del libro físico firmada por el representante, y solo para la legalización de este primer libro telemático.

B. Si nunca se ha legalizado el libro en blanco se legalizarán 2 libros:

  • Un libro con todas las actas/contratos a origen y hasta 31.12.2013 en formato pdf, word o excel, junto con la aportación de una certificación firmada por el representante donde ratifique la legalización de dichas actas/contratos no transcritos en su día y cuya legalización se solicita ahora.
  • Y otro libro con las actas celebradas durante el ejercicio social del 2014 en los formatos especificados en el párrafo anterior y sin necesidad de firmar diligencia de cierre, puesto que no hay libro físico.

Importante destacar que en la instrucción novena se menciona la posibilidad de legalizar en cualquier momento libros de detalles de actas del ejercicio en curso, a efectos probatorios, por ejemplo en el caso de ser solicitada por inspección y por un período determinado, y sin perjuicio de la obligatoriedad de incluir dichas actas en la legalización del ejercicio completo.

Para los libros registros de contratos del socio único con la sociedad será también de aplicación lo detallado en el punto A.3 que se explica a continuación y donde hace referencia a la información que hay que incluir en la legalización de los libros registros de socios y acciones nominativas.

Libro de Registros de Socios y Acciones Nominativas

A. Si existe el libro legalizado en blanco:

  1. En este caso es necesario firmar la diligencia de cierre del libro físico en los mismos términos que con los libros de actas y registro de contratos, exceptuando la obligatoriedad de tener que aportar la certificación de dicha diligencia de cierre firmada por el representante.
  2. Solo se efectuará la presentación de la legalización de este libro en aquel ejercicio en el que hubiese alguna variación en los socios/accionistas o en las participaciones/acciones de la entidad.
  3. En dicho libro debe de constar la identidad de los titulares + nacionalidad + domicilio de cada uno de ellos. La omisión de la nacionalidad o domicilio no impedirá su legalización, pero se dejará constancia de dicha omisión en la legalización.

B. Si nunca se ha legalizado el libro físico en blanco:

  1. Se procederá a la legalización en los mismos términos que se especifican en el punto B.1 donde se explica el procedimiento para la legalización del libro de actas.

Muy importante y que hay que tener en cuenta lo que se expresa en la instrucción vigesimoprimera:

“…El empresario deberá conservar una copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondiente a los libros presentados a legalizar a efectos probatorios”.

El precio que factura el Registro Mercantil por cada libro presentado será el mismo que venía ya haciendo con anterioridad, en el caso de presentaciones fuera de plazo se incrementará con un recargo de unos 6,00 € aprox. por libro.

Como transición, en la instrucción vigesimocuarta, el Registrador da la posibilidad de la presentación en papel de los libros obligatorios y cerrados a 31.12.2014, cuando por justa causa no sea posible la presentación en formato electrónico.

Un breve resumen de dicha instrucción llevado a la práctica y espero os sirva de ayuda.

Beatriz Gaspar García
Emede y Asociados Asesores Tributarios, SLP