Obligatoriedad de legalización de los libros de actas por vía telemática

Con la entrada en vigor de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización se aprobó como única forma de presentación de la legalización de los libros obligatorios de los empresarios la vía telemática, incluidos los libros de actas de juntas, demás órganos colegiados, registros de socios y de acciones nominativas.

Aunque la entrada en vigor fue a mitad del ejercicio 2013, no todos los registros se han adaptado a esta modificación en el mismo momento, depende de cada Registro Mercantil si la forma de presentación de los libros para dicho ejercicio 2013 se hace de forma telemática o si se puede efectuar físicamente.

El plazo para su presentación es durante los cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio para todos los libros.

En el caso de la legalización del libro de actas de una sociedad y según el artículo 106.3 del Reglamento del Registro Mercantil (R.R.M.) aprobado por el Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio en el que dice:

“No podrá legalizarse un nuevo libro de Actas en tanto no se acredite la íntegra utilización del anterior, salvo que se hubiera denunciado la sustracción del anterior o consignado en acta notarial su extravío o destrucción”.

Por lo que todos los libros legalizados físicamente, a excepción de los que tengan sin transcribir todas sus hojas, deberán de llevar en la última hoja una diligencia de cierre, firmada por el representante o representantes de la sociedad.

En la práctica, se tendrá que legalizar la diligencia de cierre por vía telemática junto con todas las actas firmadas y escaneadas por los representantes de la sociedad durante los cuatro meses siguientes al cierre del primer ejercicio cuya legalización sea obligatoriamente telemática, presentación que hay que efectuar a través de Legalia, software de legalización de libros del Registro Mercantil, de esta manera el presentador tendrá que registrarse como usuario en la web del Ilustre Colegio de Registradores de España.

En relación a la legalización del libro registro de socios y acciones nominativas, no es necesaria la presentación de la diligencia de cierre de libro, sí que sería obligatoria su presentación telemática solo en el caso de que existan modificaciones durante el ejercicio, y en el mismo plazo de presentación que el resto de libros, en este caso se podrían presentar tanto en excel como en pdf a través de legalia, aunque para evitar posteriores errores y al ser un asunto tan novedoso es aconsejable llamar antes al teléfono de soporte informático de registradores de España para cerciorarse del procedimiento de presentación.

Beatriz Gaspar García
Emede y Asociados Asesores Tributarios, SLP

2 pensamientos en “Obligatoriedad de legalización de los libros de actas por vía telemática

  1. Hola me gusta mucho tu información me podrías ayudar de alguna manera en este tema de presentación, trabajo en una asesoría y nadie sabe como hacerlo y me lo han encargado a mi y estoy realmente apurada

    Miles de gracias

    • Hola Éster!

      Primero tienes que identificar en qué situación se encuentra el libro físico:

      1. ¿Está físicamente legalizado y localizado correctamente transcrito?.
      2. ¿Consta legalizado en el Registro Mercantil pero está extraviado?.
      3. ¿Nunca se legalizó?.
      4. Ya se ha legalizado y efectuado el cierre del libro físico.

      En función de la situación en la que se encuentre cada libro deberás realizar las siguientes acciones:

      · Situación 1:
      o Libro Actas: preparar diligencia de cierre del libro físico que se archiva junto con el libro + certificación de la diligencia de cierre del libro físico que tendrás que subir a través de legalia junto con las actas celebradas en el primer ejercicio de presentación telemática.
      o Libro Socios: preparar diligencia de cierre (idem actas), solo se legalizarán los cambios en el libro registro de socios en el ejercicio en el que surjan, esta vez no es necesario subir certificación de diligencia de cierre.
      · Situación 2:
      o Libro Actas: en el caso de extravío el representante debe de firmar un acta de manifestaciones por extravío en notaría, subirá a través de legalia las actas celebradas en el primer ejercicio de presentación telemática + el acta de manifestaciones escaneado.
      o Libro Socios: idem actas, la única diferencia es que se legalizará solo en el ejercicio en el que surjan las modificaciones incorporando el acta de manifestaciones en ese momento como documento adjunto.
      · Situación 3:
      o Libro Actas: en este caso, el representante tiene que firmar un certificado de ratificación por no haber presentado con anterioridad el libro físico y procediendo a su legalización en este momento, incorporando todas las actas a origen en el primer ejercicio de presentación telemática.
      o Libro Socios: Se prepara un libro registro de socios con todos los movimientos a origen y se sube a través de legalia en los formatos permitidos por legalia, Excel,pdf…
      · Situación 4:
      o Libro Actas: En este caso solo tendrías que incorporar las actas celebradas en 2016 a través de legalia.
      o Libro Socios: solo se legalizaría el ejercicio 2016 en el caso de que existieran modificaciones en el libro de socios, reflejando las mismas en los formatos permitidos para la legalización, Excel, pdf…

      Espero haberte orientado un poco… Te invitamos a nuestro LinkedIn, Facebook y Twitter. Saludos!!

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