Novedades y recomendaciones en el procedimiento de legalización de libros telemáticos

La instrucción de 1 de julio de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, publicada el pasado 8 de julio de 2015 en el BOE, establece una serie de novedades en cuanto al nuevo procedimiento de legalización de libros telemáticos:

Se aclaran algunos aspectos en cuanto a los criterios establecidos respecto de la seguridad de los archivos electrónicos que se envían a los Registros Mercantiles y, que se han detectado en la práctica de este primer ejercicio:

  1. Los ficheros que se remitan serán borrados inmediatamente después de que el registrador expida la certificación de legalización, el registrador solo podrá emitir publicidad formal exclusivamente del detalle, y no del contenido, del Libro Diario y del Libro de legalizaciones en el que se reflejará la circunstancia de haberse practicado, suspendido o denegado dicha legalización, también podrá remitir el contenido de la certificación de legalización.
  2. El registrador tiene la obligación de llevar a cabo las medidas necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal que serán de grado medio como mínimo, así como mantener en secreto el contenido de los ficheros mientras estén en su poder respecto de los libros remitidos sin cifrado. El empresario tendrá también la obligación de conservar un soporte informático con el contenido y formato idénticos a los ficheros objeto de legalización que se hayan enviado al registro correspondiente.
  3. En el caso de que el empresario necesite cifrar los ficheros por razones de mayor seguridad y confidencialidad, podrá encriptar los ficheros con el formato indicados en la Instrucción de 12 de febrero de 2015. A estos efectos, en la web www.registradores.org existe un aplicativo que permite la encriptación de los ficheros generando una clave secreta que el interesado debe salvaguardar a efectos probatorios y totalmente gratuita.

En la norma quinta de esta instrucción se establece que aquellos libros que están legalizados en blanco (actas, registro de socios, acciones nominativas u otra índole), y que aún contengan hojas en blanco suficientes para su cumplimentación, podrán legalizar los asientos relativos al ejercicio posterior al 29 de septiembre de 2013 y hasta el 31 de diciembre de 2014 en el libro físico sin necesidad de presentarlo telemáticamente.

La presentación telemática de los libros podrá hacerse por separado o de manera conjunta, pudiéndose cifrar la totalidad o solo alguno de aquéllos.

Quedan sin efecto las siguientes normas de la Instrucción de 12 de febrero de 2015:

  1. Vigesimosegunda: En la que se hace referencia a la seguridad de los ficheros.
  2. Vigesimoquinta: Donde se establece que los libros no obligatorios que los empresarios deseen legalizar se rigen por las reglas establecidas en dicha instrucción.
  3. Vigesimosexta: En la que se indica que las reglas de esta instrucción serían de aplicación para legalizar los libros de uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones de cualquier clase, fundaciones u otras personas físicas y jurídicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a lo establecido en el Código de Comercio.

Novedades importantes a tener en cuenta para el ejercicio 2014, aunque algo tarde, puesto que el plazo de presentación para dicho ejercicio finalizó el pasado 30 de abril. No obstante, nuestra recomendación es:

  1. En los libros antes referidos que aún contengan hojas en blanco, seguir manteniéndolos y completándolos con los datos hasta 31 de diciembre de 2014.
  2. Respecto de los actos del ejercicio 2015 y siguientes habría que elaborar las actas y las hojas con las modificaciones de socios y acciones y conservarlas.
  3. Proceder a su presentación telemática de los archivos (pdf, word o Excel) relativos a los documentos anteriores en el plazo del 1 al 30 de abril del 2016 y posteriores, según el procedimiento descrito en nuestro anterior post sobre el procedimiento de legalización de libros telemáticos.

Ahora bien, podemos encontrarnos con otras casuísticas distintas durante el ejercicio 2014:

  1. Que no queden hojas en blanco para cumplimentar en los referidos libros: en este caso habría que seguir el procedimiento transmitiendo un libro con la certificación de la diligencia de cierre del libro físico + las actas del ejercicio 2014 (o modificaciones en el libro registro de socios o del resto de libros si existieran).
  2. Que el libro físico se haya extraviado: por lo que habría que elaborar un acta de manifestaciones ante notario indicando que el libro físico se ha extraviado (en caso de sustracción denuncia policial) y proceder al envío telemático en pdf del acta notarial junto con las actas del ejercicio correspondiente (dependerá de la fecha en que se haya extraviado el libro). (En el caso del libro registro de socios se presentará dicha acta notarial + las modificaciones que hayan surgido solo en aquél ejercicio en el que se hayan producido, si no hay modificaciones no es necesario presentar el acta notarial por pérdida.
  3. Si no existe libro físico legalizado: habría que legalizar un libro de actas/contratos/registro socios o acciones nominativas a origen y hasta 31 de diciembre del ejercicio correspondiente a legalizar en los formatos arriba mencionados junto con la aportación de una certificación firmada por el representante donde ratifique la legalización de dichos actos no transcritos en su día y cuya legalización se solicita ahora.

Como siempre, esperamos que nuestros posts y novedades os resulten interesantes y, sobretodo, útiles.

Beatriz Gaspar García
Emede y Asociados Asesores Tributarios, SLP

Mitos y realidades sobre los gastos deducibles

¿Cómo y cuándo son deducibles los gastos por viajes, comidas y atenciones a clientes?

Nos adentramos en un tema que suscita mucha controversia, unos apuestan por deducir todo, otros no, otros según el caso, pero la normativa, que es indiscutible, dice lo siguiente:

El artículo 14 de Ia Ley del Impuesto sobre Sociedades establece que este tipo de gastos será fiscalmente deducible siempre y cuando se cumplan las condiciones legalmente establecidas de devengo, es decir, la correlación de ingresos y gastos así como su debida justificación. Por lo que no serán gastos fiscalmente deducibles las liberalidades, es decir aquellos gastos que no estén vinculados a la actividad económica desarrollada.

El artículo 15 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades establece que a partir del 1 de enero de 2015, los gastos por atención a clientes o proveedores serán deducibles, no teniendo la consideración de liberalidades, con el límite del 1% del importe neto de la cifra de negocios del periodo impositivo, siendo el exceso considerado como una liberalidad, y por tanto no deducible fiscalmente.

Con respecto al IVA soportado, los requisitos serían los siguientes:

  • Como hemos dicho anteriormente, los gastos han de estar vinculados a la actividad económica desarrollada. Los gastos deben ser necesarios para la obtención de los ingresos.
  • Que estén debidamente justificados.
  • Su correcta contabilización. Además, debemos disponer de una factura original completa puesto que no tendrá validez el famoso ticket o factura simplificada.

He aquí el gran dilema de saber cuándo el IVA soportado es deducible o no. Veamos:

Atenciones a clientes

La atención será considerada como gasto, pero su IVA soportado será no deducible. Los obsequios o regalos destinados a atenciones a trabajadores serán gasto deducible, pero igualmente el IVA soportado será no deducible.

Gastos en hostelería y restauración

La norma establece que no serán deducibles las cuotas de IVA por gastos en atención a clientes, aunque, el artículo 96 establece que el IVA soportado en gastos de desplazamientos, viajes, hostelería y restauración es deducible si el gasto lo es en el Impuesto sobre Sociedades.

Un ejemplo son las comidas de trabajo es que éstas deben ser utilizadas como medio de promoción de la actividad y deben tener correlación con los ingresos, por lo que solo podrá deducirse el IVA cuando dispongamos de factura completa que cumpla con todos los requisitos de una factura. Como hemos dicho, no serán válidos tickets o facturas simplificadas.

Las comidas celebradas por la empresa con clientes o asalariados en periodos vacacionales o Navidad, tienen la consideración de gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades, y por tanto, se podrá deducir el IVA soportado, pero siempre con una factura justificativa completa, reiterando que no sirve una factura simplificada o ticket. ¡Ojo! A excepción de las exclusiones y restricciones indicadas en el artículo 96 de la Ley del IVA como el alcohol, tabaco, espectáculos, etc…

La misma situación se da con las comidas diarias de los trabajadores cuando vengan exigidas por el desarrollo de la actividad económica. Tienen la consideración de gasto deducible para el Impuesto sobre Sociedades, y por tanto, su IVA soportado será deducible, pero siempre cumpliendo el resto de los requisitos legales y reglamentarios: Factura completa y correcta contabilización.

Desplazamientos / viajes

Siempre que el gasto de desplazamiento o viaje tenga carácter deducible en el Impuesto sobre Sociedades, cumpliendo el requisito de estar afecto a la actividad, y acreditando su carácter profesional, la cuota de IVA lo será también, siempre disponiendo de la correspondiente factura acreditativa completa.

Como conclusión hacemos de nuevo hincapié en a siguiente máxima ya mencionada a lo largo del post: para deducir correctamente el IVA soportado el gasto debe justificarse como necesario para la realización de nuestra actividad y justificarse con factura completa.

Raquel Gómez Adarve
Emede y Asociados Asesores Tributarios, SLP

Novedades en la normativa para autónomos

El pasado jueves 10 de septiembre se publicó la Ley 31/2015, de 9 de septiembre, que modifica y actualiza la normativa en materia de autoempleo y que adopta medidas de fomento y promoción del trabajo autónomo y de la Economía Social.

Sin duda es tiempo de estímulos para los emprendedores y, por su interés, reseñamos sus principales novedades, que entrarán en vigor a los 30 días de su publicación, es decir, el 10 de octubre de 2015.

La norma permite a los Trabajadores Autónomos Económicamente Dependientes la contratación de trabajadores por cuenta ajena en supuestos vinculados a la conciliación de su actividad profesional y vida familiar:

  1. Supuestos de riesgo durante el embarazo y riesgo durante la lactancia natural de un menor de nueve meses.
  2. Períodos de descanso por maternidad, paternidad, adopción o acogimiento, preadoptivo o permanente.
  3. Por cuidado de menores de siete años que tengan a su cargo.
  4. Por tener a su cargo un familiar, por consanguinidad o afinidad hasta el segundo grado inclusive, en situación de dependencia, debidamente acreditada.
  5. Por tener a su cargo un familiar, por consanguinidad o afinidad hasta el segundo grado inclusive, con una discapacidad igual o superior al 33 por ciento, debidamente acreditada.

Para los supuestos previstos en los apartados 3, 4 y 5 anteriores, el contrato se celebrará por una jornada equivalente a la reducción de la actividad efectuada por el trabajador autónomo sin que pueda superar el 75 por ciento de la jornada de un trabajador a tiempo completo

La duración del contrato está vinculada al mantenimiento de la situación de cuidado de menor de siete años o persona en situación de dependencia o discapacidad a cargo del trabajador autónomo, con una duración máxima, en todo caso, de doce meses.

Otro importante acicate es la nueva regulación de las reducciones y bonificaciones en las cuotas a la Seguridad Social aplicables a los trabajadores por cuenta propia. La ley establece con carácter fijo la denominada tarifa plana de 50 euros para los trabajadores por cuenta propia que causen alta inicial o que no hubieran estado en situación de alta en los 5 años inmediatamente anteriores, durante los 6 meses inmediatamente siguientes a la fecha de efectos del alta, en el caso de que opten por la cotización de bases mínimas.

Con posterioridad al periodo inicial de 6 meses podrán aplicarse unas reducciones y bonificaciones sobre la cuota por contingencias comunes por un período máximo de hasta 12 meses. En el supuesto de menores de 30 años, o menores de 35 años en el caso de mujeres, la duración máxima de las reducciones y bonificaciones será de 30 meses.

Además, lo previsto anteriormente resultará de aplicación aún cuando los beneficiarios de esta medida, una vez iniciada su actividad, empleen a trabajadores por cuenta ajena.

Se establece un nuevo sistema de bonificación por altas en autónomos del cónyuge y familiares de trabajadores autónomos por consanguinidad o afinidad hasta el segundo grado inclusive, quienes tendrán derecho a una bonificación durante los 24 meses siguientes a la fecha de efectos del alta, equivalente al 50 por ciento durante los primeros 18 meses y al 25 por ciento durante los 6 meses siguientes, de la cuota que resulte de aplicar sobre la base mínima el tipo correspondiente de cotización vigente en cada momento en el Régimen Especial, o Sistema Especial en su caso, de trabajo por cuenta propia que corresponda.

Entre las medidas previstas se mejora el incentivo al autoempleo a través de la prestación por desempleo. Así, podrá compatibilizar la prestación por desempleo, por un máximo de 270 días, siempre que el autónomo lo solicite a la entidad gestora en el plazo de 15 días a contar desde la fecha de inicio de la actividad por cuenta propia.

Respecto de la capitalización del desempleo se elimina la barrera de la edad, ampliándose de esta forma el número de trabajadores por cuenta propia que podrán capitalizar el 100 por cien de su prestación para destinarla a la inversión necesaria para el ejercicio de la actividad o como aportación al capital social de una entidad mercantil de nueva constitución o constituida en un plazo máximo de doce meses anteriores a la aportación, siempre que vayan a poseer el control efectivo de la misma, o incorporarse a sociedades laborales o cooperativas de trabajo asociado de nueva creación.

Si no se obtiene la capitalización por su importe total, la entidad gestora podrá abonar mensualmente el importe de la prestación por desempleo de nivel contributivo para subvencionar la cotización. Si el trabajador hubiera impugnado el cese de la relación laboral origen de la prestación por desempleo, la solicitud deberá ser posterior a la resolución del procedimiento correspondiente.

Sin duda, son importantes novedades que impulsarán el inicio de la actividad empresarial y que deberán ir acompañadas de otros estímulos fiscales y a la contratación, para hacer crecer nuestra economía y vencer al pertinaz desempleo que asola al país.

Jorge Martín Sanz
Ius Laboral Abogados, S.L.P.